VeriFactu es probablemente el cambio normativo más comentado del año en hostelería y comercio. Si llevas tiempo usando un TPV o un programa de facturación, seguramente ya te ha llegado algún correo, alguna llamada o algún mensaje un poco alarmista de tu gestor. Tranquilo: la realidad es bastante más manejable de lo que parece.
En este artículo te explicamos qué es VeriFactu, a quién obliga, cuándo entra en vigor, qué tiene que hacer tu software por dentro y, sobre todo, qué pasa si tu TPV actual no está preparado. La idea es que termines la lectura con un plan claro y sin la sensación de que tienes que rehacer toda tu administración.
Qué es VeriFactu y por qué existe
VeriFactu es el nombre coloquial del Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado posteriormente con orden ministerial. El objetivo de fondo es luchar contra el fraude, evitando que un programa de facturación pueda emitir tickets que después se borren o se modifiquen sin dejar rastro.
Para conseguirlo, el sistema obliga a que el software cumpla unos requisitos técnicos muy concretos: cada factura o ticket debe quedar encadenado al anterior con una huella digital, debe llevar firma electrónica, no puede ser modificado a posteriori sin dejar registro y, opcionalmente o de forma obligatoria según el caso, debe enviarse a la Agencia Tributaria en el momento de emitirse.
Hay dos modos de funcionamiento previstos en la norma:
- Modo VeriFactu (envío automático a AEAT): cada ticket se envía a Hacienda en tiempo real. A cambio, el contribuyente queda exonerado de algunas obligaciones de conservación.
- Modo no VeriFactu (registro local): el software conserva los registros con todas las garantías técnicas pero sin enviarlos a Hacienda automáticamente. La AEAT puede pedirlos en cualquier momento.
Ambas modalidades son legales. La diferencia es operativa, no de cumplimiento.
¿A quién obliga VeriFactu?
La norma afecta a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas en España y utilicen un sistema informático para hacerlo, con algunas excepciones (los que ya están en el SII de IVA mensual no entran en VeriFactu, por ejemplo).
En la práctica, esto incluye prácticamente a todos los bares, restaurantes, cafeterías, gastrobares y comercios. Si tienes un TPV o un programa que emite tickets, VeriFactu te aplica.
Fechas clave
Las fechas oficiales han ido moviéndose en los últimos meses. A día de hoy el calendario aplicable es:
- 1 de enero de 2026: obligación para personas jurídicas (sociedades).
- 1 de julio de 2026: obligación para personas físicas (autónomos).
- A partir de esas fechas: emitir facturas con software no adaptado puede acarrear sanciones tanto al usuario como al fabricante del software.
Es importante revisar la última actualización en la web de la Agencia Tributaria, porque el calendario puede tener prórrogas sectoriales o territoriales. Pero como criterio general: si abres un bar en 2026, tu TPV debe estar adaptado desde el primer día.
Qué requisitos técnicos exige (sin marearte)
No necesitas conocer todos los detalles, pero sí entender los conceptos para hacer las preguntas correctas a tu proveedor:
- Cadena hash SHA-256: cada registro de facturación incluye una huella digital que depende del registro anterior. Si alguien intenta borrar o modificar uno intermedio, la cadena se rompe y queda evidencia.
- Firma electrónica: cada registro se firma criptográficamente para garantizar que no se ha manipulado. Habitualmente con algoritmo RSA-SHA256.
- Envío a AEAT vía servicios web (SOAP): en modo VeriFactu, el TPV se conecta al servicio web de Hacienda y manda el registro inmediatamente. Hace falta certificado electrónico.
- Código QR en el ticket: cada ticket lleva un QR con la información clave que permite al cliente verificar la factura desde el móvil en la web de Hacienda.
- Imposibilidad de borrar: el software no puede ofrecer la opción de eliminar facturas. Lo más que puede hacer es emitir una rectificativa (lo que antes llamábamos abono).
- Registro de eventos: el sistema guarda quién hizo qué y cuándo (creación, anulación, exportación), con sello de tiempo.
- Declaración responsable: el fabricante debe declarar que su software cumple los requisitos.
Si tu proveedor te dice “ya está, lo tenemos”, pídele que te muestre el QR en el ticket, que te enseñe un ejemplo de cadena hash y que te confirme por escrito que ha presentado la declaración responsable. Si se queda en silencio, mala señal.
Qué pasa si mi TPV actual no es compatible
Te puedes encontrar tres escenarios:
- El proveedor está adaptando el software: te confirma fecha de despliegue antes de tu obligación. Bien. Aun así, exige por escrito el calendario y verifica que en la fecha prometida puedes emitir tickets con QR y firma.
- El proveedor no tiene plan claro: te dice “estamos viéndolo” o “ya os avisaremos”. En hostelería 2026 esto es una bandera roja. Empieza ya a evaluar alternativas.
- Usas Excel, libreta o un sistema antiguo sin contrato: necesitas migrar a un TPV moderno antes de la fecha límite. Cuanto antes empieces el cambio, menos estrés vivirás.
En cualquiera de los tres casos, no esperes a la última semana. Las migraciones tienen su tiempo: importar carta, configurar mesas, formar al equipo, conectar datáfono. Calcula al menos dos a cuatro semanas para hacerlo con calma.
Sanciones por no cumplir
El régimen sancionador distingue al usuario y al fabricante:
- Para el fabricante que vende software no conforme: hasta 150.000 euros por ejercicio y tipo de software.
- Para el usuario que utiliza un sistema no conforme: hasta 50.000 euros por ejercicio.
- Por modificar registros o destruirlos: sanciones específicas, además del expediente fiscal habitual.
No son cifras de broma. La realidad es que los inspectores no van a empezar el día 2 con multas masivas, pero los que sigan facturando con software no conforme un año después se exponen claramente.
Cómo lo resuelve un TPV moderno
Un TPV diseñado en 2026 ya tiene VeriFactu integrado de fábrica. Cuando emites un ticket, por debajo ocurre todo automáticamente: se calcula el hash encadenado, se firma, se imprime el QR y, si está en modo VeriFactu, se envía a la AEAT. Tú no notas nada distinto en la operativa.
En SmartBar la integración con VeriFactu va de la mano del módulo de pedidos, finanzas y la facturación legal. Los registros quedan en una cadena verificable y el asistente de IA puede ayudarte a localizar tickets, generar informes para tu gestor o revisar la integridad del ejercicio.
Si vas a abrir en una ciudad con servicio local, la implantación es más rápida. Por ejemplo, si abres en Barcelona puedes apoyarte en nuestra página de TPV Barcelona para revisar requisitos y agendar formación.
Plan de acción en 5 pasos
- Pregunta hoy mismo a tu proveedor de TPV si ha presentado la declaración responsable de cumplimiento y en qué fecha despliegan VeriFactu.
- Pide un ticket de prueba con el QR y comprueba que el QR redirige a una página real de la AEAT.
- Habla con tu gestor: confirma si te conviene modo VeriFactu (envío automático) o modo no VeriFactu (registro local).
- Forma al equipo: explica al personal que ya no se pueden “borrar” tickets, sino emitir rectificativos. Esto cambia hábitos.
- Documenta: guarda los certificados, contratos y declaraciones responsables. En una inspección, lo primero que te pedirán es papelería.
Conclusión: si tu TPV moderno ya lo hace, tú no tienes que hacer nada raro
VeriFactu suena complicado en el papel, pero en la práctica el peso recae sobre el software, no sobre ti. Tu trabajo es elegir un proveedor serio, tener tu certificado electrónico al día y mantener el equipo formado.
SmartBar cumple VeriFactu desde la primera línea de código, sin coste adicional ni configuraciones raras. Si quieres comprobar cómo se ve un ticket con QR encadenado y firmado, prueba 30 días gratis sin tarjeta. En quince minutos lo tienes funcionando.
